La Posta Elettronica Certificata (abbreviata in PEC) e' un nuovo sistema di invio di documenti informatici che aggiunge al normale servizio di posta elettronica, che da anni ci fa compagnia, caratteristiche speciali che fanno in modo di avere una prova legale del reale invio e consegna dei messaggi e-mail (una sorta di posta A/R con ricevuta di ritorno utilizzabile a fini legali).
Viene chiamata certificata perchè il provider che fornisce questo servizio rilascia al mittente una ricevuta elettronica che certifica legalmente l'avvenuta spedizione del messaggio e-mail (anche con allegati); viceversa, il provider che fornisce il servizio di PEC al destinatario della mail, invia automaticamente la ricevuta dell'avvenuta consegna del messaggio.
La certificazione quindi significa che il messaggio di posta elettronica è stato spedito, consegnano ed è rimasto inalterato.
Il messaggio PEC non sarà mai perso e le informazioni digitali di ricezione, invio, consegna della Posta Elettronica Certificata sono conservate dal provider per 30 mesi, ed hanno valore legale, in caso vengano smarrite dal mittente o dal destinatario.
La Posta Elettronica Certificata è utilizzabile come una normale casella e-mail ed è compatibile con i più diffusi client di posta elettronica come Microsoft Outlook, Outlook Express e Windows Mail, utilizza protocolli criptati e sicuri (POP3s, SMTPs, HTTPs, IMAPs); la PEC è inoltre immune da virus informatici e messaggi di SPAM (posta indesiderata).
C'è inoltre da considerare un notevole risparmio in quando il costo annuale di una casella di PEC è pressoché molto basso (5-10 € annuali in base al fornitore del servizio), e fa in modo di sostituire la normale posta cartacea, come raccomandate A/R e il normale documento inviato via FAX, abbattendo questi costi.
La Posta Elettronica Certificata è obbligatoria per le aziende e i professionisti iscritti all'albo in base al Decreto legge n. 185 del 29/11/2008 convertito nella Legge n. 2 del 28/01/2009.
Tutte le nuove aziende hanno l'obbligo di comunicare almeno una casella di posta elettronica certificata al momento dell'iscrizione al registro delle imprese, le aziende già costituite hanno 3 anni di tempo dall'entrata in vigore della legge per comunicare la casella di posta elettronica certificata al registro delle imprese, per i professionisti il termine è di 1 anno.